Digitale Souveränität darf Workflows nicht unterbrechen.
‚Rien ne va plus – nichts geht mehr.‘ Diese Redewendung aus dem Roulette-Spiel möchte man als IT-Verantwortlicher nicht hören, wenn es um die E-Mail-Kommunikation im eigenen Unternehmen geht. Deshalb ist es kaum verwunderlich, wenn beim Bemühen um digital souveräne IT-Lösungen die E-Mail-Infrastruktur oftmals nicht einbezogen wird. Zu wichtig ist diese Kommunikationsform für die meisten Unternehmen, basieren doch eine Vielzahl von etablierten Workflows auf E-Mail und angeschlossenen Kalendern.
Zusammenfassung (TL; DR):
- Unternehmen meiden beim Wechsel zu digital souveränen IT-Lösungen oft die E-Mail-Infrastruktur, um etablierte Workflows und Kalenderfunktionen nicht zu gefährden.
- Das Risiko verdeutlichen Negativbeispiele wie die schleswig-holsteinische Justiz, bei der drei Viertel der Juristen nach der Abschaffung von Outlook über schlechtere Arbeitsabläufe klagen.
- Als Lösung bietet eine europäische Open-Source-Plattform eine souveräne Exchange-Alternative, die nativ kompatibel mit Outlook ist und somit Datensouveränität mit gewohnten Arbeitsweisen vereint.
Niederländische Finanzbehörde setzte auf eine digital souveräne Lösung
Gerade erst hat die niederländische Finanzbehörde bekannt gegeben, einen bereits begonnen Wechsel zu Microsoft 365 zu stoppen und stattdessen auf eine digital souveräne Lösung zu setzen. Ausdrücklich ausgenommen ist die E-Mail-Kommunikation. Für diese setzt die Behörde auch weiterhin auf Microsoft.
Dass die Sorge vor unterbrochenen Workflows – insbesondere beim Thema E-Mail – keineswegs unberechtigt ist, belegt auch eine aktuelle Umfrage der ‚Neue Richtervereinigung‘ zur Verwendung der E-Akte und Open Source-Produkten in der schleswig-holsteinischen Justiz. Drei Viertel der befragten Juristinnen und Juristen sagen, dass die Arbeitsabläufe seit Abschaffung von Outlook deutlich oder eher schlechter sind.
Gleichzeitig zeigen US-Sanktionen – wie beispielsweise gegen den Internationalen Strafgerichtshof – wie wichtig digitale Souveränität ist. Wer diese Abhängigkeiten verringern will, muss souveräne Lösungen einsetzen, dabei jedoch auch etablierte Arbeitsabläufe berücksichtigen. Am Beispiel E-Mail lohnt es sich, zwischen der vertrauten Anwendung und der dahinterliegenden Infrastruktur zu unterscheiden: Wer Outlook weiter nutzen möchte, muss deshalb nicht an Exchange festhalten. Eine souveräne E-Mail-Plattform kann Exchange ablösen, während Mitarbeitende weiterhin mit Outlook und den bekannten Workflows arbeiten. Unternehmen sollten bei der Wahl der souveränen Lösung darauf achten, dass diese möglichst nativ mit Outlook kompatibel ist. So gewinnen Unternehmen einerseits die Hoheit über ihre E-Mail-Infrastruktur zurück und können andererseits an vertrauten Arbeitsweisen festhalten. Digitale Souveränität und Kontinuität bei etablierten Workflows können mit der Wahl des richtigen Lösungsanbieters Hand in Hand gehen.
Häufige Fragen (FAQ)
Weil E-Mails und Kalender das Rückgrat zentraler Arbeitsabläufe bilden und IT-Verantwortliche Angst vor folgenschweren Betriebsunterbrechungen haben.
Eine Umfrage in der schleswig-holsteinischen Justiz ergab, dass drei Viertel der befragten Juristen ihre Arbeitsabläufe seit der Abschaffung von Outlook als schlechter empfinden.
Indem man im Hintergrund den Microsoft-Exchange-Server durch eine souveräne europäische Alternative ersetzt, die nativ mit der gewohnten Outlook-Oberfläche kompatibel ist.
