Verpflichtung zur Bestellung eines DSBs

Um personenbezogene Daten rechtskonform und effizient zu schützen, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ein wichtiger Schritt. Da die rechtlichen Anforderungen auf der Datenschutz-Grundverordnung sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) basieren, sind diese deshalb zentral für die Etablierung eines nachhaltigen Datenschutzmanagements, denn die Erfüllung gesetzlicher Pflichten ist für Unternehmen essenziell. Dazu kommt, dass ein nachhaltiges Datenschutzmanagement das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden stärkt.

Rechtliche Grundlage in der DSGVO: Wann ist ein DSB Pflicht?

Die DSVGO legt in Art. 37 fest, dass Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Durch diese Regelung sollen Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen minimiert und der Datenschutz bei datenintensiven und risikobehafteten Prozessen sichergestellt werden.

Ein DSB ist verpflichtend, wenn:

• eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfolgt, etwa durch Videoüberwachung oder Tracking-Technologien;
• besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, wie Gesundheits- oder biometrische Daten.

Konkretisierung im BDSG

Das Bundesdatenschutzgesetz ergänzt auf nationaler Ebene die Vorgaben der DSGVO, indem es detaillierte Kriterien für die Bestellung eines DSB liefert. In § 38 BDSG wird zusätzlich präzisiert, dass Unternehmen in Deutschland einen DSB bestellen müssen, wenn sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Außerdem kann auch unabhängig von der Unternehmensgröße eine Bestellpflicht bestehen, sobald sensible Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet oder besondere Risikokonstellationen vorliegen.

Durch diese Konkretisierungen im BDSG wird das europäische Datenschutzrecht an die nationale Rechtslage angepasst. Dadurch erhalten Unternehmen einen klaren Handlungsrahmen, mit dem sie beurteilen können, ob eine Bestellung eines DSB verpflichtend ist.

Kriterien für die Pflicht zur Bestellung

Für die Frage, ob ein DSB erforderlich ist, sind folgende Kriterien ausschlaggebend:

1. Unternehmensgröße und Datenvolumen: Wie groß ist die Zahl der Mitarbeiter, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten umgehen? Wird beispielsweise die Marke von 20 Personen überschritten, ist die Bestellung eines DSB nach § 38 BDSG in vielen Fällen unumgänglich.
2. Art der verarbeiteten Daten: Handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten)? Die Verarbeitung dieser Daten erhöht die Schutzanforderungen erheblich.
3. Umfang und Systematik der Verarbeitung: Erfolgt eine umfangreiche, wiederholte und systematische Überwachung von Personen (etwa durch Tracking, Profiling oder großflächige Videoüberwachung)? In einem solchen Szenario sieht Art. 37 DSGVO explizit die Benennung eines DSB vor.
4. Risikoprofil für Betroffene: Erhöht die Art der Verarbeitung die Wahrscheinlichkeit, dass Betroffene in ihren Rechten und Freiheiten beeinträchtigt werden? Eine hohe Anzahl von Verarbeitungsvorgängen oder der Einsatz komplexer Technologien kann das Risiko für Datenmissbrauch oder unzulässige Nutzung erhöhen und somit die Bestellungspflicht auslösen.

Warum sollten Sie einen DSB bestellen?

Zunächst mag die die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten als reine gesetzliche Pflicht erscheinen, doch langfristig eröffnet sie zahlreiche Chancen. Durch einen qualifizierten DSB können interne Prozesse optimiert, Mitarbeiterschulungen durchgeführt und das gesamte Datenschutzmanagement zielgerichtet weiterentwickelt werden.

Dies sind alles präventive Maßnahmen, durch die nicht nur das Risiko von Bußgeldern aufgrund von Datenschutzverstößen nachhaltig reduziert wird, sondern auch das Image des Unternehmens durch einen vertrauenswürdigen Umgang mit sensiblen Daten spürbar profitiert.

Um diese Potenziale voll auszuschöpfen, empfiehlt sich vor der Einleitung konkreter Schritte eine individuelle Prüfung, ob die in Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Dabei kann eventuell eine rechtliche Beratung helfen, die Unsicherheiten ausräumen und eine fundierte Entscheidung über die Bestellung eines DBS treffen kann.

Warum lohnt sich frühzeitiges Handeln?

Insgesamt bietet ein frühzeitiges Handeln nicht nur eine rechtliche Sicherheit, sondern trägt auch dazu bei, Datenschutz als strategischen Erfolgsfaktor zu begreifen. Denn allzu oft beschäftigen sich Unternehmen erst mit einem Datenschutzbeauftragten, wenn bereits Probleme, etwa bei einer behördlichen Prüfung, aufgetreten sind. Dabei kann ein frühzeitiges Hinzuziehen eine DSB nicht nur rechtliche Unsicherheiten ausräumen, sondern auch deutliche Wettbewerbsvorteile schaffen.