Das IT-Notfallmanagement

Vorbereitung auf einen IT-Notfall

Bevor ein IT-Notfall überhaupt eintritt, sollten Unternehmen die notwendigen Vorbereitungen treffen. Dazu gehören unter anderem ein ausgearbeiteter IT-Notfallplan sowie der frühzeitige Kontakt zu digitalen Ersthelfern und geeigneten IT-Notfalldiensten. Wer auf einen IT-Notfall vorbereitet ist, kann Cyberangriffe häufig frühzeitig erkennen und erfolgreich abwehren. Dadurch lassen sich unter Umständen eine Infektion mit Ransomware, Datenverluste oder andere schwerwiegende Schäden an den eigenen IT-Systemen verhindern.

Präventive IT-Sicherheitsmaßnahmen

Noch bevor ein IT-Notfall eintritt, sollten geeignete präventive Maßnahmen zur IT-Sicherheit umgesetzt werden. Dazu gehört beispielsweise die Einrichtung und sorgfältige Konfiguration von Firewalls. Ebenso trägt eine aktuelle Antiviren-Software dazu bei, dass sich Schadsoftware nicht auf IT-Systemen ausbreiten oder überhaupt erst installieren kann.

Natürlich bieten diese Maßnahmen keinen vollständigen Schutz vor besonders ausgeklügelten Hackerangriffen oder komplexen Cyberattacken. Sie verhindern jedoch viele Standardangriffe, die beispielsweise über Phishing-Mails, manipulierte Dateianhänge oder gefälschte Dateitypen erfolgen.

Einen weiteren wichtigen Beitrag zur Cybersicherheit leisten regelmäßige Security Audits. Insbesondere unabhängige Sicherheitsprüfungen durch externe IT-Sicherheitsunternehmen decken häufig Schwachstellen auf, die der eigenen IT-Abteilung bislang verborgen geblieben sind oder nicht ausreichend berücksichtigt wurden.

Gerade im Bereich der IT-Sicherheit gilt: Es ist kaum möglich, jede potenzielle Schwachstelle allein zu erkennen. Eine unabhängige Betrachtung eröffnet häufig neue Perspektiven und hilft dabei, Risiken frühzeitig zu identifizieren, bevor daraus ein ernstzunehmender IT-Sicherheitsvorfall entsteht.

Ebenso gehören Security-Awareness-Trainings und regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden zu den wichtigsten präventiven Sicherheitsmaßnahmen. Nur wenn Beschäftigte die Vorgehensweisen von Cyberkriminellen kennen und beispielsweise verstehen, wie Phishing-Angriffe funktionieren, können sie verdächtige E-Mails oder Dateien frühzeitig erkennen. Bereits das Öffnen einer manipulierten Datei kann erhebliche Schäden innerhalb der Unternehmens-IT verursachen.

Zu den präventiven IT-Sicherheitsmaßnahmen zählen außerdem Backup- und Wiederherstellungspläne. Nur mit diesen kann sichergestellt werden, dass alle Daten vorhanden sind und jederzeit problemlos wiederhergestellt werden können. Ein IT-Notfallplan ist ebenfalls fester Bestandteil etwaiger Präventivmaßnahmen.

IT-Notfallplan in die Praxis umsetzen

Die Incident Response beschreibt die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Die dafür vorgesehenen Abläufe werden im sogenannten Incident Response Plan festgelegt. Umgangssprachlich wird dieser häufig auch als IT-Notfallplan bezeichnet, da er die ersten Reaktionsmaßnahmen beschreibt und die grundlegenden Strukturen definiert, die im Falle eines IT-Notfalls von entscheidender Bedeutung sind.

Ob innerhalb eines Unternehmens von Incident Response oder IT-Notfallreaktion gesprochen wird, spielt grundsätzlich keine Rolle. Entscheidend ist vielmehr, dass alle Beteiligten dieselben Begriffe verwenden und dadurch ein gemeinsames Verständnis entsteht. Nur wenn alle Mitarbeitenden die verwendeten Bezeichnungen einheitlich verstehen, kann im Ernstfall schnell und eindeutig kommuniziert werden.

Wie bereits beschrieben, bezeichnet die Incident Response die Reaktion auf einen Sicherheitsvorfall. Entsprechend legt der Incident Response Plan detailliert fest, wie während eines IT-Notfalls vorzugehen ist. Dadurch werden Abläufe strukturiert und die Reaktion auf den Vorfall erheblich vereinfacht. Im Kern verfolgt der Incident Response Plan dieselbe Zielsetzung wie ein IT-Notfallplan. Je nach Unternehmen oder Definition werden beide Begriffe sogar synonym verwendet.

Kommt es tatsächlich zu einem IT-Notfall, muss häufig innerhalb kürzester Zeit gehandelt werden. Wie bei jeder Krisensituation steigt dabei die Gefahr, unter Zeitdruck Fehlentscheidungen zu treffen. Ein gut vorbereiteter IT-Notfallplan hilft, genau diese Fehler zu vermeiden. Durch die frühzeitige Planung der Reaktion auf einen Sicherheitsvorfall, also der Incident Response, werden spontane Entscheidungen reduziert und mögliche negative Folgen minimiert.

Der IT-Notfallplan ermöglicht also ein sofortiges Handeln im Falle eines Cyberangriffes. Durch klare Abfolgen und Anweisungen, sowie festgelegte Hierarchien ist dann sofort klar, wer im Team was zu sagen hat (Verteilung der Verantwortlichkeiten) und wie die weiteren Schritte aussehen, um den Angriff so schnell wie möglich einzudämmen und die Auswirkungen weitestgehend zu minimieren. Dadurch kann die Geschäftskontinuität eines Unternehmens aufrecht erhalten werden und der finanzielle Schaden minimal gehalten werden.

Insgesamt kann ein IT-Notfallplan unter Umständen sogar gesetzlich vorgeschrieben sein. Auch Kunden von Ihnen können einen solchen Plan für die Zusammenarbeit mit Ihnen verlangen, weil diese sich sicher sein müssen, dass Sie auf mögliche IT-Notfälle vorbereitet sind.

Digitalen Ersthelfer konsultieren

Hilfreich kann außerdem ein digitaler Ersthelfer nach den Empfehlungen des BSI sein. Darunter versteht man eine Person, die einen Vorfall erkennt und erste Maßnahmen einleitet, bevor professionelle Unterstützung eintrifft. Dies kann man mit einem klassischen Ersthelfer vergleichen, nur dass dieser digital agiert.

Ein digitaler Ersthelfer erkennt einen IT-Notfall frühzeitig und greift ein, bevor ein IT-Notfalldienst hinzugezogen wird. Er hat im Unternehmen mehr Wissen als der durchschnittliche Mitarbeiter und kann deshalb zeitnah bereits erste Schritte einleiten oder Systeme offline nehmen, damit diese nicht ebenfalls infiziert oder angegriffen werden. Dadurch kann weiterer Schaden vermieden werden.

Registrierte digitale Ersthelfer können auch tatsächliche IT-Sicherheitsexperten sein, die schon vor dem eigentlichen IT-Notfalldienst kontaktiert werden. Über eine Suchmaschine des BSI lassen sich digitale Ersthelfer nach Ort oder Postleitzahl finden. Auf diese Weise können Sie im Ernstfall schnell den passenden digitalen Ersthelfer suchen. Dieser kann dann zügig und noch vor dem IT-Notdienst reagieren.

Im Mittelpunkt steht dabei immer das Ziel, durch möglichst schnelles und koordiniertes Handeln den potenziellen Schaden eines IT-Notfalls so gering wie möglich zu halten.

Risikobewertung des IT-Notfalls

Um angemessen auf einen IT-Notfall reagieren zu können, muss zunächst eindeutig festgestellt werden, worum es sich handelt und wie hoch das Risiko für die eigenen IT-Systeme ist. Deshalb gehören eine fundierte Risikobewertung sowie die Analyse möglicher Handlungsoptionen zu den wichtigsten Schritten des IT-Notfallmanagements.

Durch die fachgerechte Bewertung bestehender Schwachstellen oder akuter Sicherheitsvorfälle lassen sich Risiken priorisieren. Erst diese Priorisierung ermöglicht es, personelle und technische Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Nutzen bringen. Je nach Risikobewertung können Umfang und Intensität der erforderlichen Maßnahmen unterschiedlich ausfallen.

Reaktion auf einen IT-Notfall

Die Reaktion auf Cyberangriffe, Systemausfälle und andere Arten von IT-Notfällen erfordert stets ein schnelles, strukturiertes und geschultes Vorgehen. Nur so lassen sich die Auswirkungen eines Sicherheitsvorfalls wirksam eindämmen und die Folgen eines Angriffs möglichst gering halten.

Zu Beginn eines IT-Notfalls wird das vorgesehene IT-Notfallteam aktiviert. Dank des IT-Notfallplans kennt jedes Teammitglied seine Aufgaben und weiß genau, welche Maßnahmen zuerst umzusetzen sind. Gleichzeitig regelt der IT-Notfallplan die Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.

Dadurch entstehen keine Unklarheiten über Zuständigkeiten oder Entscheidungsbefugnisse. Stattdessen weiß jede beteiligte Person genau, welche Aufgaben sie übernimmt und welche Verantwortung sie trägt.

Eine klare Kommunikation und eindeutig definierte Hierarchien gehören zu den wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Eindämmung eines IT-Notfalls. Unternehmen, die ihre Abläufe bereits im Vorfeld strukturiert geplant haben, können besonders kritische Systeme häufig rechtzeitig schützen und die weitere Ausbreitung eines Cyberangriffs durch schnelle Gegenmaßnahmen verhindern.

Beseitigung des Vorfalls

Tritt ein IT-Notfall ein, muss der Cyberangriff oder eine andere Form des Sicherheitsvorfalls schnellstmöglich eingedämmt und beendet werden. Dies gelingt nicht durch überstürzte Entscheidungen, sondern durch gezielte Maßnahmen erfahrener IT-Sicherheitsexperten.

Im Rahmen der Eindämmung werden häufig Teile des laufenden Geschäftsbetriebs vorübergehend eingeschränkt. Benutzeranmeldungen können deaktiviert und bereits betroffene Systeme isoliert werden, um die übrige IT-Infrastruktur vor einer weiteren Ausbreitung des Angriffs zu schützen.

Die eigentliche Beseitigung eines IT-Notfalls ist ein komplexes Thema und kann an dieser Stelle nicht vollständig behandelt werden. Dennoch gehört die Beendigung des Cyberangriffs selbstverständlich zu den zentralen Aufgaben des IT-Notfallmanagements.

Dokumentation des Vorfalls

Sowohl für mögliche rechtliche Schritte als auch für die spätere Auswertung innerhalb des Unternehmens ist eine sorgfältige Dokumentation des IT-Notfalls unverzichtbar.

Jeder Sicherheitsvorfall sollte deshalb möglichst detailliert beschrieben und nachvollziehbar festgehalten werden. Sämtliche Ereignisse, Maßnahmen und Entscheidungen sollten vollständig dokumentiert werden, damit sie anschließend analysiert und bewertet werden können. Darüber hinaus sollten alle gesammelten Informationen und Beweismittel gesondert archiviert werden.

Wiederherstellung der IT-Systeme

Nach der erfolgreichen Bewältigung des IT-Notfalls folgt die Wiederherstellung der betroffenen IT-Systeme. Dabei unterstützen die im IT-Notfallplan definierten Wiederherstellungsprozesse, damit alle Systeme möglichst reibungslos und ohne zusätzliche Probleme wieder in Betrieb genommen werden können.

Anschließend kann der Geschäftsbetrieb schrittweise wieder aufgenommen werden. Während dieser Phase sollten die IT-Systeme weiterhin besonders aufmerksam überwacht werden, um mögliche Auffälligkeiten oder erneute Sicherheitsvorfälle frühzeitig zu erkennen.

Ruhe bewahren und Maßnahmen einleiten

Sobald Geschäftsprozesse durch einen IT-Vorfall beeinträchtigt werden oder Daten und IT-Systeme gefährdet sind, liegt ein IT-Notfall vor. Ein solcher Sicherheitsvorfall kann das gesamte Unternehmen betreffen und erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. Davon können sowohl Kunden als auch interne Daten und Systeme betroffen sein.

Ob Ransomware, Datendiebstahl, DDoS-Angriffe oder andere Formen von Cyberangriffen, die konkrete Ursache spielt zunächst eine untergeordnete Rolle. Entscheidend ist, dass ein IT-Notfall eine sofortige Reaktion erfordert. Ziel ist es, den Vorfall schnellstmöglich einzudämmen, zu beseitigen und anschließend sorgfältig zu analysieren.

Dabei unterstützen ein strukturierter IT-Notfallplan, ein durchdachtes IT-Notfallmanagement sowie die in diesem Ratgeber beschriebenen Maßnahmen. Besonders hilfreich sind darüber hinaus spezialisierte IT-Notfalldienstleister. Dank ihrer Erfahrung mit vergleichbaren Sicherheitsvorfällen kennen sie bewährte Vorgehensweisen und können häufig schneller und effizienter reagieren als ein internes IT-Team. Eine Übersicht entsprechender IT-Notfalldienste sowie digitaler Ersthelfer finden Sie ebenfalls in diesem Ratgeber.

Mit der IT-Notfallkarte und unserer IT-Notfall Checkliste verfügen Sie bereits über wichtige Hilfsmittel, um auf Cyberangriffe und andere IT-Sicherheitsvorfälle vorbereitet zu sein. Eine gute Vorbereitung trägt entscheidend dazu bei, einen IT-Notfall strukturiert zu bewältigen und seine Auswirkungen möglichst gering zu halten. Bewahren Sie deshalb Ruhe und ziehen Sie im Zweifelsfall einen erfahrenen IT-Sicherheitsexperten hinzu, der Sie bei der Bewältigung des IT-Notfalls fachlich und operativ unterstützt. Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg und hoffen, Ihnen mit diesem Ratgeber eine hilfreiche Orientierung zu bieten.