Universelle Bedeutung im digitalen Alltag

Trotz einer Vielzahl moderner Kommunikationskanäle bleibt die E-Mail im Jahr 2025 das wichtigste Medium im Geschäftsalltag. Sie ist global einsetzbar, plattformunabhängig, standardisiert und kompatibel mit rechtlichen Rahmenbedingungen. Als Kommunikationsmittel für Bestellungen, Vertragsabschlüsse, Bewerbungen, Rechnungen, Absprachen und Supportanfragen erfüllt sie zentrale Funktionen in Unternehmen, Behörden und im privaten Umfeld.

E-Mails sind nicht nur Werkzeuge für die Übermittlung von Nachrichten, sondern tragen durch strukturierte Ablagen, Archivierung und Suchfunktionen auch zur internen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge bei. Besonders in Organisationen mit hohen Anforderungen an Compliance und Nachweisbarkeit ist die E-Mail ein unersetzbares Arbeitsinstrument.

E-Mails als rechtlich relevantes Kommunikationsmittel

E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten gelten im rechtlichen Sinne als aufbewahrungspflichtige Dokumente. Gemäß § 147 AO und § 257 HGB müssen Angebote, Aufträge, Rechnungen und ähnliche Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren revisionssicher archiviert werden. Das umfasst nicht nur den Inhalt, sondern auch Metadaten wie Zeitstempel, Empfänger, Dateianhänge oder Verteilerkreise.

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nimmt E-Mails ausdrücklich in die Pflicht: Personenbezogene Daten, die in Nachrichten enthalten sind, müssen vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Verlust geschützt werden. Artikel 5 und Artikel 32 der DSGVO fordern dafür „angemessene technische und organisatorische Maßnahmen“ – darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung.

Fehlende oder unsichere E-Mail-Systeme können zu Bußgeldern, Reputationsverlust und rechtlichen Auseinandersetzungen führen – insbesondere, wenn personenbezogene Daten kompromittiert wurden.

Nutzung und Verbreitung weltweit

Die globale Relevanz der E-Mail ist auch in Zahlen belegt:

• Im Jahr 2024 wurden laut Statista täglich rund 360 Milliarden E-Mails versendet.
• Weltweit gibt es mehr als 4,5 Milliarden aktive E-Mail-Nutzer.
• In Deutschland nutzen etwa 86 % der Bevölkerung regelmäßig E-Mails.
• Berufstätige erhalten im Schnitt 40 E-Mails pro Tag, jeder Zwölfte sogar über 100.
• Etwa 25 % der Nutzer verwenden ihre private E-Mail-Adresse auch für geschäftliche Zwecke, was zusätzliche Risiken birgt.

Diese Zahlen verdeutlichen, dass der Schutz der E-Mail-Kommunikation kein Randthema ist – sondern eine fundamentale Voraussetzung für betriebliche Sicherheit und Compliance.

Zunehmendes Angriffsziel für Cyberkriminelle

Gerade weil die E-Mail so verbreitet ist, wird sie von Cyberkriminellen bevorzugt angegriffen. Über 90 % aller erfolgreichen Cyberattacken beginnen mit einer E-Mail – etwa durch:

• Phishing
• Schadsoftware in Anhängen
• Gefälschte Absender
• CEO-Fraud
• Identitätsdiebstahl

Technische Schwächen wie fehlende Absenderauthentifizierung, mangelnde Verschlüsselung oder veraltete Filterregeln erhöhen die Angriffsfläche zusätzlich. In vielen Fällen ist es aber nicht die Technik, sondern menschliches Fehlverhalten, das den Schaden ermöglicht – etwa das Öffnen eines schadhaften Anhangs trotz Warnzeichen.