Backup und Archivierung werden im Bereich der Datensicherung oft miteinander verwechselt, erfüllen jedoch ganz unterschiedliche Funktionen und sind für verschiedene Anforderungen konzipiert. Ein klares Verständnis der Unterschiede ist entscheidend, um die passende Strategie für den jeweiligen Zweck zu entwickeln und sowohl technische als auch rechtliche Vorgaben richtig umzusetzen.

Backup: Schnelle Wiederherstellung im Notfall
Ein Backup ist in erster Linie eine Kopie von Daten, die regelmäßig erstellt wird, um im Falle eines Datenverlusts, Systemausfalls oder einer Beschädigung die ursprünglichen Daten möglichst schnell und vollständig wiederherstellen zu können. Backups sind kurzfristig ausgelegt und dienen der Sicherung des laufenden Betriebs. Sie beinhalten in der Regel aktuelle Datenbestände, die oft in festgelegten Intervallen gesichert werden – beispielsweise täglich, stündlich oder sogar kontinuierlich.
Das Ziel von Backups ist es, Datenverluste auf ein Minimum zu reduzieren und eine schnelle Wiederherstellung zu gewährleisten, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Dabei sind insbesondere die Begriffe RPO (Recovery Point Objective) und RTO (Recovery Time Objective) von Bedeutung. RPO definiert, wie viel Datenverlust im Ernstfall toleriert wird, während RTO angibt, wie schnell die IT-Systeme wieder funktionsfähig sein müssen. Backups sind oft temporär gespeichert und werden in regelmäßigen Abständen überschrieben oder ergänzt, um stets aktuelle Datenstände abzubilden.
Technisch setzen Backup-Systeme auf verschiedene Methoden wie Vollsicherungen, inkrementelle oder differenzielle Backups. Sie ermöglichen zudem häufig eine granulare Wiederherstellung einzelner Dateien, Ordner oder kompletter IT-Systeme. Der Fokus liegt auf Verfügbarkeit und Schnelligkeit im Notfall, weshalb Backups häufig auf schnellen Speichermedien oder in der Cloud abgelegt werden, um im Ernstfall rasch zugänglich zu sein.

Archivierung: Langfristige und revisionssichere Aufbewahrung
Im Gegensatz dazu dient die Archivierung der langfristigen, unveränderbaren Aufbewahrung von Daten, die nicht mehr aktiv im Tagesgeschäft benötigt werden, aber aus rechtlichen, steuerlichen oder organisatorischen Gründen erhalten bleiben müssen. Archivierte Daten sind häufig älter, werden selten oder nie verändert und sollen über viele Jahre oder sogar Jahrzehnte verfügbar bleiben.
Die Archivierung ist stark geprägt von Compliance-Anforderungen, wie etwa Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht oder branchenspezifischen Vorgaben. Dabei spielt die sogenannte Revisionssicherheit eine zentrale Rolle: Archivierte Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit vor Veränderungen geschützt, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar sein. Das bedeutet, dass Änderungen ausgeschlossen und Zugriffe protokolliert werden müssen. Häufig kommen hier spezielle Systeme wie WORM-Speicher (Write Once, Read Many) zum Einsatz, die das Löschen oder Überschreiben der Daten technisch verhindern.
Archivierungen sind meist weniger zeitkritisch als Backups, denn sie dienen nicht der Wiederherstellung nach einem akuten Ausfall, sondern der Nachweisführung und Dokumentation über lange Zeiträume. Die Daten werden häufig auf kosteneffizienten, aber weniger performanten Medien abgelegt – wie etwa auf optischen Medien, Bandlaufwerken oder speziell zertifizierten Archivspeichern.

Praktische Unterschiede und Schnittstellen
Während Backups kurzfristig und dynamisch Daten sichern, um im Falle eines Problems eine schnelle Wiederherstellung zu ermöglichen, sind Archive statisch, langfristig und rechtlich bindend. Beide Systeme können sich jedoch ergänzen: Ein Unternehmen sichert zunächst seine Daten per Backup, um im Notfall handlungsfähig zu bleiben, und lagert ältere oder weniger aktive Daten in ein Archiv aus, um gesetzlichen Vorgaben zu genügen und Speicherressourcen zu schonen.
Ein weiterer wichtiger Unterschied liegt im Umgang mit Datenänderungen. Backups reflektieren den aktuellen Stand der Daten, inklusive regelmäßiger Aktualisierungen oder Löschungen, wohingegen Archive die Daten unverändert speichern, auch wenn sie im Produktivsystem verändert oder gelöscht wurden. Dies macht Archive zu einer verlässlichen Quelle für historische Informationen, die für Audits, Gerichtsverfahren oder Steuerprüfungen relevant sind.

Fazit: Bewusste Trennung für optimale Datensicherheit
Die Unterscheidung zwischen Backup und Archivierung ist kein bloß technisches Detail, sondern hat weitreichende Auswirkungen auf IT-Strategie, Compliance und Kostenplanung. Unternehmen sollten beide Konzepte bewusst und zielgerichtet einsetzen, um sowohl die Verfügbarkeit und schnelle Wiederherstellung im Ernstfall als auch die langfristige rechtssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.
Eine durchdachte Backup-Strategie schützt vor Datenverlust und minimiert Ausfallzeiten, während eine sorgfältig geplante Archivierung die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichert und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen garantiert. Wer diese beiden Bereiche klar trennt und integriert, schafft die Grundlage für eine robuste, nachhaltige und rechtssichere Dateninfrastruktur.