Bedeutung der rechtlichen Anforderungen an Datensicherung (Backups)
Die rechtlichen Anforderungen an Datensicherung haben sich in den vergangenen Jahren massiv weiterentwickelt und sind heute ein zentraler Bestandteil der IT- und Unternehmensstrategie. War die Datensicherung früher vor allem eine technische Maßnahme zur Schadensbegrenzung, so stehen Backups heute im Fokus strenger gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben. Unternehmen, Behörden und Organisationen sind verpflichtet, nicht nur ihre Daten technisch zu sichern, sondern auch rechtlich nachweisen zu können, dass diese Sicherungen korrekt, vollständig und gesetzeskonform erfolgen. Dies macht Backups zu einem Querschnittsthema, das weit über die IT-Abteilung hinaus auch Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragte und Compliance-Verantwortliche betrifft.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ihre Auswirkungen auf Backups
Ein zentrales Regelwerk ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit Mai 2018 europaweit gilt. Sie fordert explizit, dass personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Artikel 32 der DSGVO nennt dabei als wesentliche technische und organisatorische Maßnahmen die Sicherstellung der „Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme“ sowie die „Fähigkeit zur schnellen Wiederherstellung“. Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten – sei es von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern – müssen folglich garantieren, dass diese Daten regelmäßig und zuverlässig gesichert werden. Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2023 geben über 70% der Unternehmen an, ihre Backup-Strategien inzwischen explizit an DSGVO-Anforderungen auszurichten.

Branchenspezifische Regelungen und Anforderungen von Backups
Neben der DSGVO existieren zahlreiche branchenspezifische Vorschriften, die konkrete Anforderungen an die Datensicherung stellen. Im Gesundheitswesen regeln Datenschutzgesetze der Länder und IT-Sicherheitsrichtlinien der Kassenärztlichen Vereinigungen, wie Patientendaten zu schützen sind. Im Finanzsektor legen Vorschriften wie MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) und BAIT (Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) verbindliche Standards fest. Auch im öffentlichen Bereich ist der BSI-Grundschutz eine maßgebliche Norm. Diese Vorgaben definieren häufig exakte Anforderungen an Backup-Frequenz, Speicherorte, Zugriffsschutz und lückenlose Dokumentation. Unternehmen, die diese Vorschriften nicht einhalten, riskieren nicht nur hohe Bußgelder, die im Einzelfall mehrere Millionen Euro erreichen können, sondern auch erhebliche Reputationsverluste.

Aufbewahrungspflichten und revisionssichere Speicherung
Ein essenzieller Aspekt der Compliance ist die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten. Nach Handels- und Steuerrecht sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, geschäftsrelevante Daten wie Buchungsbelege, Rechnungen oder Korrespondenz für sechs bis zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren. Dies bedeutet, dass die Daten nicht nur gesichert, sondern über die gesamte Frist unverändert, nachvollziehbar und sicher zugänglich bleiben müssen. Viele Unternehmen setzen dafür spezielle Archivierungssysteme ein, darunter sogenannte WORM-Systeme („Write Once Read Many“), die das nachträgliche Ändern oder Löschen von Daten technisch ausschließen. Experten schätzen, dass bis zu 90% der steuerlich relevanten Daten heute digital archiviert werden – eine Entwicklung, die den Druck auf sichere Backup- und Archivierungslösungen erhöht.

Schutz der Backup-Daten selbst
Häufig unterschätzt wird der Schutz der Backup-Daten selbst. Es reicht nicht aus, nur die Produktionsdaten zu sichern: Auch die Sicherungen müssen gegen unbefugten Zugriff und Manipulation geschützt sein. Dies ist besonders bei Cloud-Backups relevant, bei denen Unternehmen sicherstellen müssen, dass Anbieter den Datenschutzbestimmungen entsprechen, etwa durch Speicherung innerhalb der EU oder durch vertragliche Garantien wie Standardvertragsklauseln. Zudem ist es unerlässlich, Zugriffsrechte klar zu dokumentieren, Verschlüsselungen zu nutzen und im Fall eines Datenlecks nachvollziehen zu können, welche Informationen betroffen sind. Studien belegen, dass über 60% der Datenpannen auf mangelhaften Schutz von Backup-Daten zurückzuführen sind.

Beweislastumkehr und Dokumentationspflichten
Ein weiterer wichtiger Compliance-Aspekt ist die sogenannte „Beweislastumkehr“. Im Falle eines Datenverlusts oder einer Datenschutzverletzung muss das betroffene Unternehmen im Zweifel nachweisen, dass angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten, inklusive funktionierender Backups, getroffen wurden. Diese Nachweispflicht ist bei Datenschutzprüfungen und Gerichtsverfahren oft entscheidend. Daher ist es unerlässlich, Backup-Strategien gründlich zu dokumentieren, regelmäßig zu testen und revisionssicher zu gestalten. Nur so kann ein Unternehmen die technische und organisatorische Sorgfalt gegenüber Aufsichtsbehörden glaubhaft belegen.

Backup und Compliance als integraler Bestandteil des Risikomanagements
Zusammenfassend zeigt sich, dass Backup und Compliance untrennbar miteinander verbunden sind. Eine rechtssichere Backup-Strategie schützt nicht nur vor technischen Ausfällen, sondern auch vor erheblichen rechtlichen Konsequenzen. Die Verantwortung darf dabei nicht allein der IT überlassen werden, sondern muss Teil des unternehmerischen Risikomanagements und der gesamten Unternehmensstrategie sein. Nur wenn alle Dimensionen – technisch, organisatorisch und rechtlich – berücksichtigt werden, kann ein Unternehmen langfristig sicher, gesetzeskonform und vertrauenswürdig agieren.