Die Bedeutung der Planung vor der technischen Umsetzung von Backups
Die Einführung einer Backup-Lösung beginnt nicht mit dem Kauf von Software oder der Einrichtung von Hardware, sondern mit einer sorgfältigen Planung. Nur wer genau versteht, welche Daten gesichert werden müssen, warum dies erforderlich ist und wie die Sicherung im konkreten Fall erfolgen soll, kann eine verlässliche Backup-Strategie entwickeln. In Unternehmen stellt die Datensicherung eine organisatorische Aufgabe dar, die weit über rein technische Maßnahmen hinausgeht. Eine fundierte Planung ist daher der entscheidende Schritt, der häufig über Erfolg oder Misserfolg im Notfall entscheidet.

Bedarfsanalyse von Backups: Was muss gesichert werden?
Der erste Schritt besteht darin, den konkreten Sicherungsbedarf zu ermitteln:

• Welche Daten sind für den Betrieb besonders wichtig?
• Wo befinden sich diese Daten – auf lokalen Rechnern, zentralen Servern, in Cloud-Umgebungen oder auf mobilen Geräten?
• Welche IT-Systeme müssen im Ausfallfall besonders schnell wiederhergestellt werden?
• Wie lange ist ein Ausfall maximal tolerierbar, bevor geschäftskritische Abläufe beeinträchtigt werden?

Diese Analyse ermöglicht es, Prioritäten festzulegen. Nicht alle Daten besitzen den gleichen Stellenwert. Während einige täglich gesichert werden sollten, genügen bei anderen wöchentliche oder gelegentliche Backups.

Definition von Backup-Zielen: RPO und RTO
Auf Basis der Bedarfsanalyse lassen sich konkrete Ziele für die Backup-Strategie festlegen. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören das Recovery Point Objective (RPO) und das Recovery Time Objective (RTO). Das RPO definiert, wie aktuell die Daten im Verlustfall sein müssen, also wie viel Datenverlust tolerierbar ist. Das RTO gibt vor, wie schnell ein IT-System nach einem Ausfall wieder betriebsbereit sein muss. Diese Werte sind entscheidend, um die Anforderungen an die Backup-Infrastruktur zu bestimmen und passende Technologien auszuwählen. Unternehmen mit hoher Transaktionsfrequenz und kurzer Ausfalltoleranz stellen dabei andere Anforderungen als kleinere Organisationen mit weniger kritischen Daten.

Auswahl der Speicherorte und die 3-2-1-Regel
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Vorbereitung betrifft die Wahl der Speicherorte für die Backups. Diese können lokal erfolgen, beispielsweise auf Netzlaufwerken oder externen Medien, oder extern, etwa in Cloud-Diensten oder in geografisch getrennten Rechenzentren. Eine häufig empfohlene Praxis ist die Kombination beider Ansätze. Lokale Backups ermöglichen eine schnelle Wiederherstellung, während externe Sicherungen vor Standortausfällen schützen. Die 3-2-1-Regel dient als bewährte Orientierung: mindestens drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Medien, davon eine an einem externen Ort.

Verantwortung und organisatorische Maßnahmen von Backups
Planung bedeutet nicht nur Technik. Ebenso wichtig ist die klare Zuweisung von Zuständigkeiten:

• Wer überwacht die Backup-Abläufe?
• Wer führt Updates an der Backup-Software durch?
• Wer testet die Wiederherstellbarkeit?

In größeren Organisationen sollten diese Rollen eindeutig verteilt und dokumentiert sein. Zudem müssen alle Mitarbeitenden sensibilisiert werden, beispielsweise im Umgang mit sensiblen Daten, bei der Nutzung mobiler Geräte oder bei der Ablage in den vorgesehenen Backup-Verzeichnissen. Nur wenn alle Beteiligten ihre Rolle kennen, kann die Backup-Strategie im Tagesgeschäft funktionieren.

Dokumentation als Schlüssel zum Erfolg von Backups
Eine umfassende Dokumentation ist unerlässlich. Alle eingesetzten IT-Systeme, Zeitpläne, Speicherorte und Konfigurationen sollten nachvollziehbar festgehalten werden. Dies erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern ist auch bei externen Prüfungen, wie Audits oder Zertifizierungen, von großer Bedeutung. Im Ernstfall bietet die Dokumentation eine schnelle Orientierung, etwa wenn Mitarbeitende kurzfristig ausfallen oder externe Experten hinzugezogen werden müssen.

Regelmäßige Tests der Wiederherstellbarkeit von Backups
Zu einer guten Vorbereitung gehört außerdem das regelmäßige Testen der Backups. Nur durch Wiederherstellungstests lässt sich sicherstellen, dass die gesicherten Daten tatsächlich genutzt werden können. Diese Prüfungen sollten sowohl technisch als auch organisatorisch geplant sein, inklusive klar definierter Wiederherstellungsprozesse und der Einbindung aller relevanten Personen und IT-Systeme.