Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie
Die vorliegende Studie zur „Sachbearbeitung und Künstlichen Intelligenz“ beleuchtet den Einfluss und das Potenzial von KI-Technologien auf die Sachbearbeitung in Unternehmen. Sie zielt darauf ab, den aktuellen Stand der Forschung, die Einsatzmöglichkeiten von KI sowie die zu erwartenden Veränderungen im Arbeitsmarkt zu analysieren und Handlungsempfehlungen für den künftigen Umgang mit KI in der Sachbearbeitung zu geben.
Forschungsstand und Herausforderungen
Die Studie hebt hervor, dass die Potenziale der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Sachbearbeitung bislang nur wenig untersucht wurden, obwohl KI-Technologien in produktionsnahen Bereichen bereits weit verbreitet sind. Das Projekt „SmartAIwork“ untersucht, wie KI in der Sachbearbeitung sinnvoll eingesetzt werden kann. Es stellt Fragen zur Gestaltung der Arbeitsprozesse, zu den technischen Anforderungen und zur Regulierung von KI. Besonders im Fokus steht, wie die KI-Technologien bis 2030 die Arbeitswelten verändern könnten. Es wird betont, dass KI-Systeme nicht nur zur Effizienzsteigerung beitragen, sondern auch neue Qualifikationsanforderungen und Strukturen in der Arbeitswelt schaffen werden.
Einsatzbereiche von KI in der Sachbearbeitung
Die Studie identifiziert vier Hauptbereiche, in denen KI in der Sachbearbeitung zum Einsatz kommt:
- Prozessautomatisierung: Dies betrifft vor allem die Automatisierung wiederkehrender, standardisierter Aufgaben wie das Verarbeiten von Geschäftsdokumenten oder die automatisierte Dateneingabe. Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) ermöglichen es, Dokumente zu scannen und relevante Informationen automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten.
- Datenanalyse: KI kann genutzt werden, um aus großen Datenmengen wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Dies wird besonders relevant in der Analyse von Kundenanfragen oder bei der Überwachung von Prozessen. Die Fähigkeit von KI, Muster in Daten zu erkennen und zu interpretieren, ermöglicht effizientere Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse.
- Interaktion mit Kunden und Mitarbeitenden: KI-basierte Systeme können auch in der Kommunikation eingesetzt werden, beispielsweise durch Chatbots oder automatisierte Assistenten. Allerdings gibt es hier noch technische Herausforderungen, da viele Systeme nicht in der Lage sind, menschliche Emotionen adäquat zu erkennen und zu verarbeiten.
- Entscheidungsfindung: KI-Systeme können dabei unterstützen, Entscheidungen vorzubereiten oder automatisiert zu treffen. Hierbei spielen jedoch ethische Fragen eine Rolle, wie die Haftung bei Fehlentscheidungen oder die Gefahr von Diskriminierung. Die Studie zeigt auf, dass KI-basierte Entscheidungsfindung noch in den Kinderschuhen steckt und weitere Forschung erforderlich ist, um diese Technologien sicher und verantwortungsvoll zu integrieren.
Veränderungen im Arbeitsmarkt
Die Einführung von KI in die Sachbearbeitung wird tiefgreifende Veränderungen im Arbeitsmarkt mit sich bringen. Während viele Studien einen massiven Arbeitsplatzverlust befürchten, zeigt die Studie, dass sich die Tätigkeiten und Qualifikationen zwar verändern werden, ein umfassender Verlust von Arbeitsplätzen jedoch nicht belegt ist. Vielmehr wird erwartet, dass besser qualifizierte Mitarbeitende von der Digitalisierung profitieren könnten, während niedrig qualifizierte Arbeitnehmer einem höheren Druck ausgesetzt sein könnten. Die Studie unterstreicht, dass es entscheidend sein wird, die Aus- und Weiterbildung an die neuen Anforderungen anzupassen, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.
Praxisbeispiele und Erfahrungen
Zahlreiche Praxisbeispiele verdeutlichen, wie KI in der Sachbearbeitung bereits heute eingesetzt wird. So unterstützen KI-Systeme Unternehmen bei der Personalauswahl, indem sie eine Vorauswahl aus eingehenden Bewerbungen treffen. Auch in der Buchhaltung oder im Controlling erleichtern KI-Technologien die Arbeit, indem sie Routinetätigkeiten wie das Buchen von Zahlungseingängen oder das Erstellen von Mahnungen übernehmen. Die Studie zeigt, dass der Einsatz von KI in diesen Bereichen zu Effizienzgewinnen führt, allerdings auch Herausforderungen wie die Diskriminierung von Bewerbern mit sich bringen kann.
Handlungsempfehlungen
Die Studie schließt mit einer Reihe von Handlungsempfehlungen, die sowohl die Politik als auch Unternehmen und Forschung betreffen. Ein zentraler Punkt ist die Notwendigkeit, den rechtlichen Rahmen für den Einsatz von KI zu gestalten, um ethische und datenschutzrechtliche Fragen zu klären. Gleichzeitig wird betont, dass Unternehmen in die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden investieren müssen, um diese auf den Umgang mit KI vorzubereiten. Der technologische Fortschritt sollte genutzt werden, um Arbeitsprozesse menschenfreundlicher und effizienter zu gestalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Künstliche Intelligenz ein enormes Potenzial für die Sachbearbeitung bietet, jedoch mit Herausforderungen in der Implementierung und im Umgang mit neuen Technologien verbunden ist. Die Studie zeigt, dass es noch viele offene Fragen gibt, wie KI sinnvoll und ethisch vertretbar eingesetzt werden kann, um den Arbeitsmarkt und die Arbeitsprozesse der Zukunft zu gestalten .
