Volldigitale Prozesse in Behörden scheitern an händischer Unterschrift
Häufig scheitern volldigitale Prozesse in Behörden an der Notwendigkeit einer physischen (händischen) Unterschrift. Vertrauensdienste wie elektronische Signatur, elektronisches Siegel und elektronischer Zeitstempel sind wichtige Pfeiler der Digitalisierung von Behörden, dort jedoch wenig bekannt.
Das sind zwei Kernergebnisse einer aktuellen Umfrage unter 254 Beschäftigten in Kommunen und Bundesländern zum Einsatz digitaler Technologien im öffentlichen Dienst, insbesondere zur Rolle von Vertrauensdiensten in der Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Auftraggeber der Umfrage war D-Trust, qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter und Teil der Bundesdruckerei-Gruppe, dem Technologieunternehmen des Bundes.
Volldigitale Prozesse in Behörden scheitern
„Die Umfrage zeigt, dass Behördenmitarbeitende zumindest teilweise digital arbeiten, von den wictigen Vertrauensdiensten jedoch nur wenig wissen“, sagt Dr. Kim Nguyen, Geschäftsführer D-Trust. „Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass das Wissen in Behörden um den Mehrwert von Diensten wie elektronischen Signaturen, Siegeln und Zeitstempeln stark verbessert werden muss, damit Prozesse zukünftig volldigital laufen können.“
Mit den vom Kabinett geplanten Änderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) soll die Digitalisierung der Verwaltung vorangetrieben werden. Für die schnellere Umsetzung digitaler Verwaltungsleistungen wird es rechtlich einfacher, die Schriftform elektronisch zu ersetzen. Kernelement dabei sind digitale Vertrauensdienste gemäß der eIDAS-Verordnung der EU: Digitale Signaturen, Siegel, Zeitstempel und weitere Dienste ermöglichen es, bislang analoge Geschäfts- und Verwaltungsprozesse sicher zu digitalisieren, ohne dass damit ihre Rechtswirkung eingeschränkt wird. Die Vertrauensdienste weisen eindeutig die Identität von Menschen und Institutionen nach und schützen die Integrität von Dokumenten.
Digitale Vertrauensdienste weitgehend unbekannt
Volldigitale Prozesse: Nur fast jeder fünfte Befragte (19 Prozent) kennt digitale Vertrauensdienste aus dem Arbeitsumfeld, lediglich 6 Prozent können den Begriff zudem erklären. Selbst unter den befragten IT-Entscheidern kennt lediglich gut jeder vierte (28 Prozent) den Begriff.
Ebenfalls sind analoge Prozesse in den Behörden häufig: Rund die Hälfte (48 Prozent) aller Befragten gibt an, täglich Ausdrucke auf Papier zu bearbeiten oder zu unterschreiben – auf eine Arbeitswoche bezogen, sind es 80 Prozent und mehr. Immerhin arbeiten zwei Drittel (65 Prozent) der Panel-Teilnehmer im Berufsalltag digital. Der Grad der komplett digitalen Bearbeitung von Verwaltungsprozessen variiert allerdings stark. Am häufigsten können 34 Prozent der Befragten Daten in das Dokumentenmanagementsystem einpflegen, nur 4 Prozent allerdings können Dokumente mit dem Siegel der Behörde vollelektronisch stempeln.
In ihrem Berufsalltag nutzen die Befragten dabei unterschiedliche digitale Systeme und Lösungen. Drei Viertel (75 Prozent) verwenden Software zur digitalen Bearbeitung und gut zwei Drittel (64 Prozent) die eAkte. Nur ein knappes Viertel (22 Prozent) arbeitet dagegen mit Dokumentenprüfsystemen.
Elektronische Signatur und Siegel gewünscht
Wird der Einsatz der Vertrauensdienste genauer hinterfragt, zeigt sich allerdings, dass sie teils stärker eingesetzt werden, als ihre geringe Bekanntheit vermuten lässt: So verwendet beispielsweise ein Viertel (24 Prozent) der Befragten bereits die qualifizierte elektronische Signatur und weitere 20 Prozent planen ihren Einsatz.
Die Bedeutung der Vertrauensdienste zeigt sich auch in der Frage nach dem Wunsch, sie selbst zu nutzen. Nach Erläuterung der einzelnen Lösungen gaben 44 Prozent an, sich sowohl die qualifizierte elektronische Signatur als auch das qualifizierte elektronische Siegel in ihrem Arbeitsbereich zu wünschen. Gegen eine Verwendung dieser Vertrauensdienste sprechen sich lediglich 5 Prozent der Befragten aus.
Bei denjenigen Befragten, deren Arbeitsbereich direkt durch die Vertrauensdienste berührt wird, ist das Interesse noch höher: Drei Viertel (75 Prozent) von ihnen wünschen den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur, beim elektronischen Siegel sind es 70 Prozent.
Fehlendes Wissen über Mehrwert von Vertrauensdiensten
Hemmnisse für eine komplett digitale Bearbeitung von Arbeitsprozessen in den Verwaltungen sind für rund die Hälfte (48 Prozent) der Befragten vor allem strukturell bedingt: Es fehle an entsprechenden Tools oder Angeboten zur digitalen Bearbeitung. Ähnlich häufig genannt werden mangelnde finanzielle Ressourcen und datenschutzrechtliche Bedenken.
Den geringen Einsatz von Vertrauensdiensten macht gut die Hälfte (51 Prozent) hingegen am ehesten an fehlendem Wissen über deren Mehrwert fest. Grundsätzlich keinen Bedarf sehen rund ein Viertel (26 Prozent).
„Das Thema Vertrauensdienste muss in den Behörden präsenter werden. Sie machen die Prozesse in der Verwaltung effizienter und sicherer, aber nur 22 Prozent der Personen in Leitungspositionen kennen diese Dienste. Ebenfalls müssen IT-Dienstleister die Behörden bei der Etablierung von digitaler Signatur, Siegel, Zeitstempel und Co. unterstützen, denn eIDAS 2.0 stärkt ihre Bedeutung mit der Wallet und anderen Lösungen noch einmal mehr.“
Über die Studie: Zur Ermittlung des Wissensstandes und des Einsatzes digitaler Technologien in der öffentlichen Verwaltung und von Vertrauensdiensten in Kommunen und Ländern hat Mauss Research im Auftrag von D-Trust eine Umfrage in einem Online-Access-Panel erhoben. Die Durchführung der Erhebung übernahm Horizoom. Im Zeitraum vom 09.08.2023 bis 15.08.2023 haben 254 Personen ab 16 Jahren, die in der öffentlichen Verwaltung bzw. im öffentlichen Dienst arbeiten und dort täglich mit einem PC oder digitalen Systemen zu tun haben, an der Umfrage teilgenommen.
