Eine Online-Rechnung ist für die Rechnungssteller deutlich günstiger und findet daher immer häufiger Verwendung. Die nachfolgenden Hinweise helfen Ihnen, damit Ihre Online-Rechnungen den Anforderungen des Steuergesetzgebers genügen.
Entscheiden Sie sich bewusst für oder gegen eine Online-Rechnung
Entscheiden Sie, welcher Geschäftspartner Ihnen elektronische Rechnungen senden darf. Als Rechnungsempfänger müssen Sie dem Versand elektronischer Rechnungen ausdrücklich zustimmen
Verlangen Sie den verschlüsselten Versand der Rechnungsdaten
Stimmen Sie der Online-Rechnung nur zu, wenn neben der elektronischen Signatur ein geeignetes Verschlüsselungsverfahren seitens des Rechnungsstellers verwendet wird [1]
Überprüfen Sie, ob die Online-Rechnung auch echt ist
Prüfen Sie die Echtheit einer Rechnung, indem Sie die elektronische Signatur untersuchen. Diese wird entweder als Datei mitgesendet (meist .sig, .pkcs oder .ads) oder im Rechnungsdokument (meist .pdf) mit eingebettet
Nutzen Sie kostenfreie Prüfprogramme wie seccommerce und
signaturportal.de, um die Echtheit der Unterschrift festzustellen. Nach den drei Prüfschritten erhalten Sie ein Verifikationsprotokoll
Untersuchen Sie im Verifikationsprotokoll, ob alle Tests erfolgreich waren und ob die Informationen über den Aussteller der Signatur zutreffen [1]
Archivieren Sie Rechnungen und Signaturen schreibgeschützt
Kopieren Sie die Originaldateien auf ein schreibgeschütztes Medium, damit sie jederzeit bei einer Betriebsprüfung überprüfbar sind [1]
Verwenden Sie nicht die Option „Speichern unter“, da das Dokument ansonsten durch einen neuen Zeitstempel verändert wird
Beachten Sie, dass Unternehmen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren müssen
Weiterführende Informationen zu diesem Thema:
[1] http://ratgeber.it-sicherheit.de IT-Sicherheitstipps und Hintergrundinfoshttp://www.mittelstand-digital.de
https://www.internet-sicherheit.de
Autoren
Deborah Busch, FH Gelsenkirchen, Institut für Internet-Sicherheit
Dipl.-Inform.(FH) Sebastian Spooren, FH Gelsenkirchen, Institut für Internet-Sicherheit
Prof. Dr. (TU NN) Norbert Pohlmann, FH Gelsenkirchen, Institut für Internet-Sicherheit
